ファイルボックスを足元に…
机の上がリセットされれば、とりあえず気分はすっきりすると思います。ですが、このファイルボックスはどうするの?
…決して褒められたことではないですが、足元に置きます。これはあくまで一時的なものです。
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机の上の書類は全部、ファイルボックスに入れてしまったのですから、一部はすぐに必要になり、「あれどこだっけ?」と探すことになります。
その時は、ファイルボックスごと、机や膝の上に乗せて探しましょう。
大丈夫！机の上に積まれた状態で、「古い地層」からひっぱり出すよりカンタンです。
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こんな風に…でも一時的なことにしたいですね
パソコン本体の上が本置き場！
栄養ドリンクの空き瓶が足元に(涙) |
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探したものは「今必要なもの」。これをワンセットにしてクリアーファイルにセットします。
例えば、新しく購入したい備品について見当するための資料なら、
・カタログ
・見積書
・担当者の名刺
など、複数の書類が出てくるはずです。
これをボックスファイルから取り出して、クリヤーファイルにまとめます。
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A4の紙10枚、封筒、名刺をセットした状態。
サイズが違うものを一緒にファイルできるのもクリヤーファイルの良いところ。
小さな名刺も、ちょっと逆さまにしたくらいでは落ちません。
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もったいないようですが、たとえ書類が1枚だけでも、クリヤーファイルに入れておくのがポイント！
書類は積まずに立てて置く
取り出してクリヤーファイルにまとめたものは、元のファイルボックスに戻してはいけません。
これをまた机の上に積んでしまいそうですが、それでも紙のままよりマシ。時々手にとって、必要なのか検討するのも簡単です。
ですが、せっかくなので「立てて」おきましょう。
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オススメは、「クリヤーホルダースタンド」。
「未決」「既決」のトレイを使ってる方もいらっしゃると思いますが、忙しくなるとトレイの下に日付の古い、急ぎの書類が溜まってしまい、取り出しにくくなりますよね。 |
| コクヨ「クリヤーホルダースタンド」 |
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クリヤーホルダースタンドをふたつ縦置きして、未決と既決に分けておけば、取り出すのは簡単です。 |
| 縦置きするとスペースを取りません |
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でも、全てを机の上に置くと、作業スペースが狭くなってしまいます。
できればデスクの一番下の引き出しに、1つだけでもファイルボックスを入れるスペースを作りましょう。
そこにクリヤーファイルごと、整理した書類を保存します。
ボックスにはA4ファイルも入りますので、間仕切り代わりにも使えます。ボックスごと取り出せば、整理も楽です。
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| ボックスにはA4ファイルも入ります |
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これを繰り返すと、足元のファイルボックスの中身はどんどん減っていきます。残ったものは「いらないもの」。時間のある時捨てて、中身を空にしましょう。
今後は書類が届いたら、まずクリアーホルダーに入れる習慣をつけましょう。「カタログはみつかったけど見積書がない！」という状態を防げます。
クリヤーホルダー+ファイルボックスで自分にぴったりの整理術を
クリヤーファイルとファイルボックスの組み合わせは、書類に穴を開けたり、綴じるファイルを探したりしなくて良いので、「とりあえず積んでしまう」方にはぴったりの整理法だと思います。
今回は、シンプルなクリヤーファイルを使いましたが、クリヤーファイルには、穴が開いててファイルに綴じることができるものや、インデックス付きのもの等、いろんな種類があります。
机の上をリセット出来たら、気持ちに余裕もできるはず。余裕が出来たら自分の仕事にあったアイテムを探して、自分なりの整理術を探してみるのも楽しいと思いますよ。
 クリヤーホルダー活用術(KOKUYO)
クリヤーホルダーを使った書類の整理方法を紹介している。
 ファイリング・整理術
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